A implantação do compliance trabalhista é medida que se impõe e implica excelente custo-benefício, tanto por reduzir custos quanto por conduzir à associação da imagem da empresa a um empreendimento idôneo e confiável, que atrai o respeito de todos: empregados, clientes, mercado e fornecedores.
Empresas que adotam plano de compliance inspiram confiança no mercado. É um investimento que possui como consequência o benefício de ser considerada uma empresa correta e agregar valor ao seu produto ou serviço.
A documentação elaborada com a implementação desse sistema também serve como meio de prova em favor da empresa em processos judiciais e administrativos. Outra vantagem é a flexibilidade da contratação, uma vez que a empresa poderá contratar o serviço por etapas.
A PRÁTICA
Para fazer a adequação da empresa, são necessárias as seguintes ações:
- Análise e adequação de contratos de trabalho;
- Análise e adequação de contratos celebrados com prestadores de serviço e empresas terceirizadas;
- Identificação e mitigação dos riscos;
- Elaboração e implementação de políticas de sanções disciplinares;
- Elaboração ou adequação do código de conduta ética;
- Elaboração ou adequação do regulamento interno;
- Implementação de programa de investigação interna;
- Treinamento e comunicação;
- Implementação de canal de ouvidoria e denúncia;
- Implementação do due diligence;
- Auditoria e monitoramento;
- Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados.
Principais Conceitos
Código de conduta/ética
O código de conduta tem objetivos muito mais amplos do que simplesmente estabelecer normas de conduta aceitas ou rejeitadas pela organização. É o instrumento por excelência para que se implante uma “cultura ética”, ou seja, um ambiente em que a “opção pelo bem” se converta no comportamento natural e espontâneo de todos, sejam administradores ou colaboradores. Dentre esses objetivos adicionais, destacamos:
a) valorizar o trabalho em parceria;
b) oferecer uma visão de conjunto de todas as atividades exercidas pela empresa, com vistas à melhoria de resultados;
c) estabelecer formas de administrar conflitos;
d) enfatizar a importância e necessidade de contínuo aprimoramento cultural e profissional de todos os envolvidos;
e) incentivar o relacionamento construtivo com outras entidades, inclusive concorrentes;
f) elevar o nível de confiança nas relações internas e externas;
g) servir de referência para a avaliação e, se for o caso, punição de eventuais violações das normas de conduta consagradas pelo código;
h) preservar a imagem e a reputação da empresa, como valores indispensáveis para um relacionamento de alto nível com todos os parceiros, como fornecedores, clientes, credores, investidores, autoridades, e comunidades – no plano externo – e com seus próprios administradores e empregados, no interno.
Resumindo, os códigos de conduta servem para:
• aumentar a probabilidade de um número grande de pessoas se comportarem de determinada maneira;
• orientam as pessoas a agir pelas coisas e causas certas, pelas razões certas, tornando um comportamento ético e probo um hábito e característica da cultura empresarial. Fornecem fortes razões para agir de determinada maneira;
• funcionar como uma declaração profissional expressa em compromissos referentes a um conjunto específico de padrões morais;
• fornece o orgulho de pertencer a um grupo ou a uma causa, neste caso, a sua empresa.
Regulamento interno
Regulamento interno é a norma interna que auxilia a empresa e seus empregados no cumprimento de normas externas para evitar passivos, como: reintegrações por dispensa discriminatória e condenações em dano moral; reversão de justa causa e até acidentes do trabalho, além de auxiliar na tutela do meio ambiente de trabalho por meio de fiscalização da utilização de EPIs.
Através desse regulamento cria-se, também, a política de sanções disciplinares.
Políticas de sanções disciplinares
Esta é uma importante ferramenta que funciona como uma bussola entre empresa e empregado. É através da implementação da política de sanções disciplinares que se estabelecem regras a serem obedecidas e a indicação das penalidades caso sejam descumpridas.
Pode-se estabelecer neste documento, por exemplo, a obrigatoriedade de utilização de EPIs; a proibição de realização de horas extras sem autorização; o prazo para apresentação de atestados médicos; a forma de tratamento para com clientes e colegas de trabalho; uso de uniformes e demais posturas que a empresa espera de seus colaboradores.
Canal de ouvidoria e denúncia
O canal de ouvidoria e denuncia serve para que supostos desvios do código de conduta e fraudes sejam denunciados. Tais denúncias são recebidas e tratadas de forma confidencial, para que a investigação não seja prejudicada.
Para o recebimento das denúncias, a empresa pode utilizar uma urna, um e-mail corporativo, um número de telefone, ou qualquer outro meio mais eficaz para empresa, desde que preserve a identidade do denunciante.
Procedimentos operacionais
Para a melhor organização da empresa, é necessário que se implemente, atualize e revise procedimentos operacionais para cada setor. Essa ferramenta possui as seguintes vantagens:
a) Padronização de procedimentos;
b) Agilidade;
c) Redução de custos;
d) Facilita a substituição de funcionários;
e) Encurta o tempo de treinamento de novos funcionários;
f) Permite a subsistência da empresa em caso de falecimento de sócios;
g) Evita questionamentos de funcionários sobre o trabalho que deve ser desempenhado.
Treinamentos
O treinamento a respeito do programa, do código de conduta e ética e das políticas internas deve ser ministrado para todos os envolvidos com a empresa, inclusive fornecedores, representantes comerciais e quaisquer terceiros interessados em se relacionar com a empresa.
O treinamento deve ser aplicado de maneira frequente, dinâmica, com fácil comunicação, de modo a garantir que todos se sintam motivados a colaborar com o programa de integridade.
Auditoria
A contratação de uma auditoria é a ferramenta mais eficaz para identificar, corrigir e tratar ações da empresa, visando ao cumprimento da legislação, evitando-se multas administrativas e processos judiciais.
Investigação interna
Através da implementação de procedimento de investigação interna, a empresa consegue identificar e esclarecer fatos que contribuem para a tomada da decisão mais correta, como por exemplo na aplicação de uma justa causa ou advertência.
Essa investigação poderá ser conduzida pela própria empresa, por uma empresa contratada com esta finalidade ou com a assistência de um advogado.
Esse procedimento vem ganhando força no meio corporativo, porque ele é muito útil na solução de conflitos de forma interna, sendo observadas as seguintes vantagens:
a) Redução do número de reclamações trabalhistas;
b) Aumento da confiança de empregados e investidores;
c) Análise de comportamento dos empregados;
d) Mitigação de riscos;
Outro fator vantajoso na adoção da investigação interna é que os Tribunais do Trabalho têm acolhido as investigações internas e o direito de o empregador conduzi-las, servindo, inclusive, como meio de prova em ações trabalhistas.
Gestão de riscos
Quando a empresa não faz gestão de riscos ela se torna dependente de gestão de crises.
Uma das etapas mais importantes da estruturação do programa de integridade é conhecer os riscos potenciais e seus impactos na companhia.
O conceito de risco está muito associado a dano, que pode ser operacional, reputacional, financeiro etc. A análise do impacto do dano e a probabilidade de o dano acontecer é o que chamamos de “gestão de risco”, e essa gestão resulta nas escolhas mais assertivas pela empresa, com menor risco e menor impacto.
Due diligence
Due diligence ou devida diligência, consiste no cuidado da avaliação do histórico de cada um dos entes que se relacionam com a empresa, com relação ao histórico de condutas éticas e lícitas. Dessa forma, fornecedores, representantes, distribuidores, intermediários e quaisquer, empresas terceirizadas necessitam estar em conformidade com o programa de integridade vigente na empresa.
Mudança da cultura da empresa
O resultado de todo esse trabalho é a mudança da cultura da empresa, ou seja, haverá a alteração do comportamento de todos os envolvidos no processo de forma natural e espontânea, melhorando o meio ambiente de trabalho, trazendo mais lucro para a empresa, maior engajamento e satisfação de empregados, prestadores de serviço e clientes.